Revertir una mala ordenación: el historial de versiones para equipos de merchandising

Es lunes por la mañana y la categoría principal se ve mal. Los productos de la campaña han desaparecido de la parte superior, y algo de la temporada pasada está en primer lugar. Nadie sabe qué ha pasado. Alguien empieza a arrastrar productos de vuelta a su sitio, de memoria.

Para esta situación existe el historial de versiones. Rara vez es un fallo de la lógica de ordenación. Casi siempre, una persona cambió algo.

Cómo se estropea una ordenación

Las causas habituales son corrientes:

• Se cambió una regla. Alguien probó un tipo de ordenación distinto en una colección y lo guardó.
• Se quitaron los pines. “Desfijar todo” iba dirigido a otra colección.
• Se subió la lista de pines equivocada. Un archivo de la campaña de la semana pasada, o de otra categoría.
• Cambió un ajuste. Se acortó el periodo de desfijado automático y liberó antes de tiempo los pines de una campaña.
• Se actualizaron muchas colecciones a la vez, y una de ellas no debería haberse actualizado.

Ninguna de ellas es rara, y cada una se hace en segundos. Lo que lleva tiempo es la reparación, cuando nadie sabe cuál era el estado anterior.

Qué debe contener una versión

Un deshacer que solo restaura el orden no basta. Si se cambió la regla, la siguiente ordenación programada vuelve a aplicar la regla nueva y deshace la reparación. Una versión útil contiene el estado completo de la colección:

• el orden de sus productos,
• los pines, con sus posiciones,
• las reglas: el tipo de ordenación, la frecuencia de ordenación y los ajustes de desfijado automático.

En Merchandiser se guarda una versión con exactamente esto cada vez que alguien cambia una colección en el panel: al guardar un orden en la página de ordenación, subir una lista de pines, cambiar los ajustes, actualizar muchas colecciones a la vez o revertir.

Las reordenaciones programadas no se almacenan una por una. Siguen las reglas, y las reglas son lo que conservan las versiones.

Encontrar el cambio

Con versiones, el lunes por la mañana empieza de otra manera. La lista de versiones de la colección muestra cada cambio con su autor, su hora y un resumen de lo que modificó: cuántos productos se movieron, cuántos pines cambiaron, qué regla cambió.

La página de la propia versión tiene el detalle: los productos añadidos y eliminados, y para cada regla modificada el valor antiguo y el nuevo, uno junto al otro. Normalmente la causa se ve en menos de un minuto. “El tipo de ordenación cambió el viernes a las 18:40” responde a la pregunta.

Revertir

Elige la última versión que era correcta y revierte a ella. El orden, los pines y las reglas vuelven a ser lo que eran en esa versión.

Conviene saber algunas cosas:

• Los productos nuevos se conservan. Los productos que se incorporaron a la colección después de esa versión se colocan al final, sin fijar. No se elimina nada.
• La reversión también es una versión. Si resulta ser una decisión equivocada, se puede deshacer del mismo modo.
• La tienda lo refleja. El orden restaurado se envía a la tienda como cualquier otro cambio.
• La ordenación automática continúa. A partir de entonces la colección sigue las reglas restauradas. Si ordenan automáticamente, la siguiente ordenación programada las aplica a los datos de hoy, con los pines restaurados en su sitio.

Revertir está reservado a los responsables. Todos los miembros del equipo pueden abrir la lista de versiones y ver qué cambió.

Un segundo par de ojos

La reversión corrige un error después de que se haya visto. Una revisión ayuda a que se vea.

En Merchandiser un responsable puede aprobar o rechazar una versión guardada y dejar un comentario. En ese momento el cambio ya está publicado; la revisión no lo retiene. Es un compromiso deliberado: el equipo sigue trabajando a toda velocidad, y las categorías importantes reciben igualmente una segunda mirada, con una reversión a un clic cuando quien revisa no está de acuerdo.

Las versiones aprobadas tienen un uso más. Las versiones antiguas se eliminan con el tiempo, pero las aprobadas se conservan, de modo que un estado al que alguien dio su visto bueno siempre se puede restaurar.

Hábitos que lo hacen funcionar

1. Previsualiza antes de guardar. La página de ordenación muestra el orden que daría una regla distinta, y nada cambia hasta que guardas.
2. Revisa las categorías grandes. Haz que un responsable mire los cambios en las colecciones que concentran la mayor parte del tráfico.
3. Aprueba los estados que querrías recuperar. La versión anterior al inicio de una campaña es una buena candidata.
4. Consulta el registro de cambios cuando algo se vea raro. Junto a las versiones, cada colección enumera los cambios de su tipo de ordenación, frecuencia, pines y ajuste de desfijado automático, con el usuario y la hora.
5. Primero revierte, después investiga. Restaura la página y luego averigua qué pasó.

Para saber cómo se descontrolan los pines en primer lugar, consulta Fijar productos: cuándo fijar y cuándo soltar.